Guardas y Cajas: Protegiendo el Patrimonio Documental

Hablaremos de un tema muy importante, las guardas y las cajas.

La conservación de documentos y libros va más allá del almacenamiento en estanterías. Las guardas y cajas actúan como una primera línea de defensa, donde su finalidad es la de prolongar la vida útil de los documentos, libros, etc. 

Ante un eventual accidente, estas guardas y/o cajas absorberán el daño protegiendo del deterioro físico y químico.

Distintos niveles de guarda

Primer Nivel: Guardas Internas

Este nivel tiene contacto directo con los documentos y libros, actuando como la primera barrera contra polvo, luz y manipulaciones incorrectas.
El sistema debe ser sencillo, abrir y cerrar y extraer e introducir el documento fácilmente y de forma segura.

• Opciones: carpetas con solapas, sobres, estuches de Mylar, etc.

• Recomendaciones: material libre de ácido y químicamente estable, como papeles o sobres sin pegamento.

• Ventajas: permite un fácil acceso y minimiza el desgaste en el manejo.

• Las guardas deberán ser rotuladas con, por ejemplo, el número de inventario, manteniendo siempre el mismo lugar elegido, utilizando un lápiz 2B Faber Castell (los demás despiden residuos de grafito)

Segundo Nivel: Cajas de Conservación

Son las que resguardan los documentos que ya tienen una guarda de primer nivel. Son las llamadas cajas, proporcionando mayor estabilidad y protección. Estas cajas son esenciales para mitigar el impacto de variaciones en temperatura y humedad, así como evitar daños en caso de inundación o incendio.

• Material recomendado: cartón alcalino o neutro, que evita la transferencia de acidez.

• Tipos: cajas de archivo, de doble bandeja (clamshell) o cajas a medida, según el tamaño y tipo de material.

• Función adicional: permiten un transporte más seguro y organizado de los objetos.

• Las cajas deberán ser rotuladas con datos básicos para la identificación como pueden ser: Caja Nº, Dependencia, Serie, Nº de Carpetas y Fechas.

En este link van a poder encontrar diferentes tipos de cajas para conservación: 

• https://cajasdeconservacion.cl/ 
• https://www.productosdeconservacion.com/eshop/119-cajas-conservacion

Tercer Nivel: Mobiliario de Conservación

Este nivel se compone de estanterías, planeras o cajoneras que ordenan y aíslan las guardas de primer y segundo nivel del ambiente externo. Se recomienda evitar el uso de muebles de madera, ya que pueden liberar sustancias dañinas y atraer insectos. El acero inoxidable es la opción preferida por su durabilidad y estabilidad​.

Planeras

Materiales de Calidad para la Conservación

• Los materiales elegidos para la confección de guardas y cajas deben ser inertes y libres de ácido. A continuación, se presentan algunos ejemplos clave:
  

  • Cartón y papel alcalinos: adecuados para carpetas y cajas, ya que neutralizan la acidez.
  • Cajas personalizadas: recomendadas para libros valiosos o frágiles, hechas a medida.
  • Poliéster Mylar: ideal para encapsular documentos delicados sin afectar su visualización. 
  • Telas libres de ácido: como el algodón, para envolver trajes o textiles históricos​.
  • Cinta de conservación: se logra con, por ejemplo, cinta de papel japonés que no modifica químicamente el soporte.

Algunos tipos de guardas y cajas

• 

  Sobre de Maylard

   

   

  Sobre de cuatro solapas

  

  Carpeta simple sin solapas

   

  

  Caja Clamshell

   

  

  Sobre de una solapa

  
  
  

  

  Caja de polipropileno

    

Resumiendo:

Funciones y Ventajas del Sistema de Guardas

Las guardas y cajas no solo preservan la integridad física de los documentos, sino que también:

• Protegen contra fluctuaciones ambientales (temperatura y humedad).

• Actúan como barreras ante polvo, luz y contaminación atmosférica.

• Facilitan el manejo y almacenamiento seguro, evitando daños en traslados.

• Absorben el impacto de accidentes y pueden reemplazarse sin comprometer el objeto original.

Videos de interés

• Curso de realización de guardas para documentos históricos - Archivo General de la Nación, México:

• Diseño de unidades de guardas para material Bibliográfico y Documental en Museo de Bibliotecas Populares - Asociación Bibliotecarios de Córdoba  ABC:

• Confección paso a paso de una caja fase para un libro frágil - Biblioteca Nacional Mariano Moreno: 

Esperamos que les haya gustado este tema. ¡Hasta una nueva entrada!

Bibliografía:

Archivo General de la Nación México.(24 de octubre de 2023). Curso de realización de guardas para documentos históricos. [Archivo de video]. Youtube. https://www.youtube.com/watch?v=Ogo9k7dni6s&t=369s

Asociación de Bibliotecarios de Córdoba ABC.(5 de julio de 2021). Diseño unidades de guardas para material Bibliográfico y Documental en Museo de Bibliotecas Populares.[Archivo de video]. Youtube. https://www.youtube.com/watch?v=WhAuD5eBBkM&t=3088s

Biblioteca Nacional Mariano Moreno. (16 de julio de 2019).Confección paso a paso de una caja fase para un libro frágil. [Archivo de video]. Youtube. https://www.youtube.com/watch?app=desktop&v=3uCVp-Rf6Yk

Dirección Nacional de Bienes y Sitios Culturales. (s.f.) .Cuadernillo técnico. Sistema de guarda: Guía para la elaboración de contenedores para patrimonio documental y bibliográfico. Ministerio de Cultura de la Nación.

García Salazar, M. (2009) Especificaciones para Cajas y Carpetas de Archivo Grupo de Conservación y Restauración del Archivo General de la Nación. Archivo General de la Nación. https://www.archivogeneral.gov.co/caja_de_herramientas/docs/6.%20preservacion/DOCUMENTOS%20TECNICOS/CAJAS%20Y%20CARPETAS%20DE%20ARCHIVO.pdf